Comment planifier avant d'ouvrir un magasin de boissons ?

De l'idée initiale aux opérations officielles, organisez tout ce qui doit être confirmé étape par étape.

Se préparer à ouvrir un magasin de boissons ne consiste pas simplement à savoir quel équipement est disponible.

Le véritable défi est qu'une fois la préparation commencée, vous découvrirez que de nombreuses décisions sont interconnectées.

Si l'emplacement du magasin n'est pas confirmé, il est difficile de déterminer les dimensions appropriées de l'équipement.

Si le menu n'est pas finalisé, il est difficile d'estimer les besoins en ingrédients et en équipements.

Si l'équipement n'est pas confirmé, cela peut également affecter l'agencement du comptoir, le système électrique, l'approvisionnement en eau et la configuration des drains.

Par conséquent, l'une des choses les plus importantes à faire avant d'ouvrir un magasin est de ne pas tout gérer en même temps, mais de confirmer chaque élément étape par étape en fonction des besoins réels de l'entreprise.

1. Tout d'abord, décidez quel type de magasin de boissons vous souhaitez ouvrir.

La première étape pour planifier un nouveau magasin de boissons n'est pas de choisir l'équipement.

Il s'agit de décider quel type de magasin vous souhaitez exploiter.

Par exemple :
● S'agira-t-il d'un petit magasin de boissons axé sur les plats à emporter, ou d'un magasin avec des places assises pour manger sur place ?
● Vos principaux clients sont-ils des résidents locaux, des étudiants, des travailleurs de bureau ou des touristes ?
● Combien de temps prévoyez-vous d'ouvrir chaque jour ?
● Quelles sont vos heures de pointe prévues ?

Tous ces facteurs influenceront votre menu, l'aménagement de l'espace, l'équipement et les arrangements de personnel.

Si vous n'avez pas clairement défini le type de magasin dès le départ, de nombreuses décisions suivantes pourraient devoir être modifiées à plusieurs reprises.

2. Définissez d'abord la direction de votre menu

Une fois le type de magasin déterminé, vous pouvez commencer à organiser votre menu de boissons.

Vous n'avez pas besoin de finaliser chaque détail immédiatement, mais vous devriez au moins avoir une idée claire des principaux types de boissons que votre magasin vendra.

Par exemple :
● Thé pur, thé au lait, thé aux fruits, boissons à base de jus ou autres boissons mélangées.
● Différentes boissons nécessitent différents ingrédients et peuvent impliquer différents processus de préparation.
● Si les boissons au thé sont les principaux produits, une attention particulière doit être accordée à l'infusion du thé et à la gestion du stockage du thé.
● Si les boissons aux fruits représentent une grande partie du menu, les exigences de préparation des fruits et d'extraction du jus peuvent également devoir être prises en compte.

Par conséquent, le menu ne détermine pas simplement « ce que vous vendez. »

Cela affecte également directement vos besoins en équipement et la planification de votre espace de travail.

3. Estimez combien de boissons vous pourriez avoir besoin de produire chaque jour

Une fois la direction générale du menu établie, vous pouvez commencer à estimer le nombre attendu de tasses.

Vous n'avez pas besoin de chiffres extrêmement précis au début, mais vous devriez établir une estimation raisonnable.

Par exemple :
● Les jours de semaine et les week-ends seront-ils différents ?
● Combien de commandes pourraient survenir pendant les heures de pointe ?
● Environ combien de tasses devront être produites chaque jour ?

Ces chiffres affecteront le volume de production de thé, les besoins en ingrédients réfrigérés, la capacité de l'équipement et le personnel.

Lors de la sélection de l'équipement, il est particulièrement important de ne pas se concentrer uniquement sur le nombre moyen de tasses par jour.

Vous devez également considérer si le volume des commandes peut soudainement augmenter pendant les périodes de pointe.

4. Confirmez les conditions du magasin avant de planifier l'équipement

Une fois que vous avez une compréhension de base de votre type de magasin, de votre menu et du volume de tasses attendu, vous pouvez commencer à examiner les conditions réelles du magasin.

À ce stade, vous devez considérer plus que la seule superficie.

Vous devez également confirmer :
● Où l'équipement peut-il être installé ?
● La capacité électrique est-elle suffisante ?
● L'approvisionnement en eau et le drainage sont-ils pratiques ?
● Y a-t-il suffisamment d'espace pour que les employés puissent utiliser l'équipement ?
● Les équipements de réfrigération, les équipements de préparation de thé et la zone de préparation des boissons peuvent-ils fonctionner ensemble sans problème ?

Si ces conditions ne sont pas confirmées à l'avance, vous pourriez découvrir après l'achat de l'équipement qu'il ne s'adapte pas correctement ou qu'une construction supplémentaire est nécessaire.

Cela peut entraîner des coûts supplémentaires inutiles.

5. Ne vous précipitez pas pour acheter tout l'équipement en une seule fois

Plus d'équipement ne signifie pas nécessairement un meilleur magasin de boissons.

Avant d'ouvrir, il peut être utile de diviser l'équipement en deux catégories :

« Équipement nécessaire pour les opérations actuelles »

et

« Équipement qui peut être ajouté lorsque des besoins futurs se présentent. »

Par exemple :

Si les boissons au thé sont les principaux produits, vous pouvez d'abord déterminer si l'équipement de préparation du thé répond à votre capacité de production et à vos exigences opérationnelles.

Si le magasin doit gérer une grande quantité d'ingrédients liquides, vous pouvez ensuite évaluer l'équipement de réfrigération et de gestion des ingrédients approprié.

Cela permet d'investir des fonds de démarrage limités dans les domaines qui sont vraiment importants.

Cela réduit également le risque de créer une pression inutile sur l'espace et le budget en achetant trop d'équipement au début.

6. Après avoir confirmé l'équipement, revoyez à nouveau le flux de travail.

L'équipement ne doit pas simplement être placé là où il y a de l'espace disponible.

Une fois que l'atelier commence à fonctionner, les employés répéteront les mêmes actions en continu tout au long de la journée.

Si la zone de préparation du thé est trop éloignée de la zone de préparation des boissons, le thé devra être transporté à plusieurs reprises.

Si les ingrédients sont stockés à un endroit peu pratique, les employés devront faire des allers-retours inutiles lors de la préparation des boissons.

Si les zones de scellage et de ramassage sont mal agencées, l'efficacité aux heures de pointe peut également en pâtir.

Par conséquent, après avoir confirmé l'équipement, il vaut la peine d'imaginer à nouveau le flux de travail quotidien réel :

« Comment les employés travailleront-ils tout au long de la journée ? »

Cette question est souvent plus importante que de simplement demander :

« L'équipement peut-il tenir ici ? »

7. Confirmer les exigences électriques, d'eau et d'évacuation avec l'équipement

La planification électrique et des services est un autre domaine qui peut facilement être négligé avant l'ouverture d'un magasin de boissons.

Différentes machines peuvent avoir des exigences électriques différentes.

Certains équipements peuvent également nécessiter un approvisionnement en eau spécifique, un drainage ou d'autres conditions d'installation.

Par conséquent, il n'est pas recommandé d'attendre que tout l'équipement soit acheté avant de traiter ces questions.

Une meilleure approche consiste à confirmer les conditions pertinentes lors de la phase de planification de l'équipement.

Cela permet de coordonner la rénovation du magasin et les exigences de l'équipement.

Cela peut également aider à prévenir des travaux de construction supplémentaires inattendus avant l'ouverture.

8. Réexaminer le budget de démarrage

À ce stade, vous pouvez réorganiser vos coûts de démarrage estimés.

Ne calculez pas uniquement les coûts d'équipement.

Au lieu de cela, considérez tous les éléments suivants ensemble :
● Dépenses liées au magasin
● Rénovation et construction
● Équipement
● Ingrédients initiaux
● Matériaux d'emballage
● Fonds de roulement pour les opérations après l'ouverture

Si le budget dépasse le plan initial, vous pouvez revoir :
● Quels articles sont absolument nécessaires en ce moment ?
● Quel équipement peut être ajouté plus tard ?
● Quels éléments de rénovation peuvent être ajustés ?

C'est généralement mieux que d'attendre la dernière étape et de simplement retirer des équipements importants du plan.

9. Après avoir confirmé l'équipement, confirmez également comment il sera utilisé et entretenu.

Acheter et installer l'équipement ne signifie pas que le processus de planification est terminé.

Avant l'ouverture officielle, les employés qui vont réellement utiliser l'équipement doivent comprendre les procédures de fonctionnement de base.

C'est particulièrement important pour l'équipement utilisé tous les jours, y compris le brassage de thé, la réfrigération, la gestion des ingrédients et la préparation des boissons.

Les employés doivent comprendre les procédures de fonctionnement et de nettoyage correctes.

Cela aide à réduire le risque que l'inexpérience avec l'équipement affecte l'efficacité du travail après l'ouverture officielle du magasin.

Si vous prévoyez de vous étendre à d'autres emplacements à l'avenir, c'est également un bon moment pour commencer à organiser des procédures opérationnelles plus standardisées, facilitant ainsi la formation future.

10. Effectuer un test complet avant l'ouverture officielle

Après que tout l'équipement a été installé, il n'est pas recommandé d'attendre le premier jour ouvrable officiel pour tout utiliser pour la première fois.

Avant l'ouverture, permettez aux employés réels de passer par un flux de travail quotidien complet.

Confirmez si les connexions entre les différents équipements, la séquence d'opération et le flux de travail des employés sont fluides.

Pendant le test, observez :
● L'opération est-elle pratique ?
● Des équipements interfèrent-ils les uns avec les autres ?
● Les employés comprennent-ils quoi faire à chaque étape ?
● Si plusieurs commandes arrivent pendant les heures de pointe, le flux de travail peut-il encore fonctionner sans problème ?

S'il y a des problèmes découverts lors des tests, il y a généralement encore le temps d'ajuster les emplacements des équipements ou les procédures d'exploitation.

C'est beaucoup plus facile que de découvrir les problèmes après l'ouverture officielle du magasin.

11. Si vous prévoyez d'élargir, commencez à établir des normes dès le premier magasin.

Si vous ne gérez qu'un seul magasin, l'objectif principal peut simplement être de faire fonctionner les opérations quotidiennes sans accroc.

Cependant, si vous prévoyez d'ouvrir d'autres emplacements à l'avenir, il vaut la peine de penser un pas en avant.

Par exemple :
● Le processus d'infusion du thé peut-il être reproduit ?
● La configuration de l'équipement peut-elle maintenir un standard similaire ?
● La formation des employés est-elle facile à mettre en œuvre ?
● Le système de gestion des ingrédients peut-il être étendu à d'autres emplacements ?

Ces éléments n'ont pas nécessairement besoin d'être complètement standardisés dans le premier magasin.

Cependant, vous pouvez commencer à acquérir de l'expérience dès le premier emplacement.

Lors de la planification du deuxième ou du troisième magasin, vous n'aurez pas besoin de recommencer tout le processus depuis le début.

12. Avant d'ouvrir, passez en revue l'ensemble du plan une fois de plus.

Une fois que le magasin, le menu, l'équipement et le budget ont été généralement confirmés, jetez un autre coup d'œil à l'ensemble du magasin d'un point de vue opérationnel.

Ne vérifiez pas seulement si chaque pièce d'équipement fonctionne correctement.

Au lieu de cela, réfléchissez si le flux de travail global a du sens.

Par exemple :
● Le processus d'infusion du thé peut-il répondre à la demande ?
● Le thé et les ingrédients sont-ils faciles à gérer ?
● Les ingrédients sont-ils faciles d'accès lors de la préparation des boissons ?
● Les processus de scellage et de ramassage sont-ils fluides ?
● L'équipement est-il facile à nettoyer ?
● Le magasin peut-il gérer la demande aux heures de pointe ?
● Les employés peuvent-ils utiliser l'équipement facilement ?

Si la plupart de ces questions ont des réponses raisonnables, cela signifie que la planification précédente commence à prendre forme.

Conclusion | Planifier avant l'ouverture signifie résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent

Ouvrir un magasin de boissons n'est pas simplement une question de location d'un emplacement et d'achat de tout l'équipement.

La planification réelle d'un magasin signifie confirmer le type de magasin, le menu, le volume de tasses attendu, l'espace, l'équipement, le budget, le personnel et les méthodes d'exploitation un par un, puis s'assurer que ces éléments fonctionnent ensemble.

Une certaine planification peut prendre du temps au début.

Cependant, ces préparations consistent essentiellement à identifier les problèmes potentiels avant l'ouverture officielle du magasin.

L'achat d'équipement est particulièrement important.

Il n'est pas nécessaire de rendre la configuration de l'équipement aussi complète que possible dès le premier jour.

Au lieu de cela, choisissez l'équipement en fonction des besoins opérationnels actuels et assurez-vous que l'équipement peut s'intégrer correctement dans le flux de travail.

Au fur et à mesure que le magasin se développe et que le modèle opérationnel devient plus clair, l'équipement peut ensuite être ajusté ou étendu en fonction des résultats opérationnels réels.

Passer plus de temps à planifier avant l'ouverture peut souvent rendre les coûts plus faciles à contrôler et aider à établir un flux de travail plus stable que de faire continuellement des changements après l'ouverture du magasin.

Si vous prévoyez de vous étendre à d'autres emplacements à l'avenir, la configuration de l'équipement, les méthodes opérationnelles et le flux de travail développés dans le premier magasin peuvent également devenir une référence importante pour les futurs emplacements.

Une bonne planification de magasin ne consiste pas à faire le maximum dès le départ.

Il s'agit de s'assurer que les choses les plus importantes ont été correctement prises en compte avant l'ouverture.

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