Làm thế nào để Lập kế hoạch trước khi Mở một Cửa hàng Đồ uống?

Từ ý tưởng ban đầu đến hoạt động chính thức, tổ chức mọi thứ cần được xác nhận từng bước một.

Chuẩn bị mở một cửa hàng đồ uống không chỉ đơn giản là biết những thiết bị nào có sẵn.

Thách thức thực sự là khi bắt đầu chuẩn bị, bạn sẽ phát hiện ra rằng nhiều quyết định liên quan đến nhau.

Nếu vị trí cửa hàng chưa được xác nhận, sẽ rất khó để xác định kích thước thiết bị phù hợp.

Nếu thực đơn chưa được hoàn thiện, sẽ rất khó để ước lượng yêu cầu về nguyên liệu và thiết bị.

Nếu thiết bị chưa được xác nhận, điều đó cũng có thể ảnh hưởng đến bố trí quầy, hệ thống điện, cung cấp nước và cấu hình thoát nước.

Do đó, một trong những điều quan trọng nhất cần làm trước khi mở cửa hàng là không xử lý mọi thứ cùng một lúc, mà xác nhận từng mục một theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

1. Đầu tiên, Quyết định Bạn Muốn Mở Loại Cửa hàng Đồ uống Nào

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho một cửa hàng đồ uống mới không phải là chọn thiết bị.

Điều này quyết định loại cửa hàng bạn muốn vận hành.

Ví dụ:
● Nó sẽ là một cửa hàng đồ uống nhỏ tập trung vào mang đi, hay một cửa hàng có chỗ ngồi ăn tại chỗ?
● Khách hàng chính của bạn là cư dân địa phương, sinh viên, nhân viên văn phòng hay khách du lịch?
● Bạn dự định hoạt động mỗi ngày trong bao lâu?
● Giờ cao điểm dự kiến của bạn là khi nào?

Tất cả những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến thực đơn, kế hoạch không gian, thiết bị và sắp xếp nhân sự của bạn.

Nếu bạn chưa xác định rõ loại cửa hàng của mình từ đầu, nhiều quyết định sau đó có thể cần phải thay đổi nhiều lần.

2. Định nghĩa Hướng đi của Thực đơn của Bạn Trước tiên

Khi loại cửa hàng đã được xác định, bạn có thể bắt đầu tổ chức thực đơn đồ uống của mình.

Bạn không cần phải hoàn thiện mọi chi tiết ngay lập tức, nhưng ít nhất bạn nên có một ý tưởng rõ ràng về các loại đồ uống chính mà cửa hàng của bạn sẽ bán.

Ví dụ:
● Trà nguyên chất, trà sữa, trà trái cây, nước ép, hoặc các loại đồ uống pha trộn khác.
● Các loại đồ uống khác nhau yêu cầu các nguyên liệu khác nhau và có thể liên quan đến các quy trình chuẩn bị khác nhau.
● Nếu đồ uống trà là sản phẩm chính, cần đặc biệt chú ý đến việc pha trà và quản lý bảo quản trà.
● Nếu đồ uống trái cây chiếm một phần lớn trong thực đơn, các yêu cầu về chuẩn bị trái cây và chiết xuất nước trái cây cũng cần được xem xét.

Do đó, thực đơn không chỉ đơn giản xác định “những gì bạn bán.”

Nó cũng ảnh hưởng trực tiếp đến yêu cầu thiết bị và kế hoạch không gian làm việc của bạn.

3. Ước lượng số lượng đồ uống bạn có thể cần sản xuất mỗi ngày.

Khi hướng đi của thực đơn chung đã được xác định, bạn có thể bắt đầu ước lượng số lượng cốc dự kiến.

Bạn không cần những con số chính xác tuyệt đối ngay từ đầu, nhưng bạn nên thiết lập một ước lượng hợp lý.

Ví dụ:
● Liệu ngày trong tuần và cuối tuần có khác nhau không?
● Có thể có bao nhiêu đơn hàng trong giờ cao điểm?
● Khoảng bao nhiêu cốc sẽ cần được sản xuất mỗi ngày?

Những con số này sẽ ảnh hưởng đến khối lượng sản xuất trà, yêu cầu nguyên liệu lạnh, công suất thiết bị và nhân sự.

Khi chọn thiết bị, đặc biệt quan trọng là không chỉ nhìn vào số lượng cốc trung bình mỗi ngày.

Bạn cũng nên xem xét liệu khối lượng đơn hàng có thể tăng đột ngột trong các khoảng thời gian cao điểm không.

4. Xác nhận điều kiện cửa hàng trước khi lên kế hoạch cho thiết bị

Khi bạn đã có hiểu biết cơ bản về loại cửa hàng, thực đơn và khối lượng cốc dự kiến, bạn có thể bắt đầu xem xét các điều kiện thực tế của cửa hàng.

Ở giai đoạn này, bạn cần xem xét nhiều hơn chỉ diện tích sàn.

Bạn cũng nên xác nhận:
● Thiết bị có thể được lắp đặt ở đâu?
● Công suất điện có đủ không?
● Cung cấp nước và thoát nước có thuận tiện không?
● Có đủ không gian cho nhân viên vận hành thiết bị không?
● Thiết bị làm lạnh, thiết bị pha trà và khu vực chuẩn bị đồ uống có hoạt động cùng nhau một cách trơn tru không?

Nếu những điều kiện này không được xác nhận trước, bạn có thể phát hiện sau khi mua thiết bị rằng nó không phù hợp hoặc cần thêm xây dựng.

Điều này có thể dẫn đến chi phí bổ sung không cần thiết.

5. Đừng vội mua tất cả thiết bị cùng một lúc

Nhiều thiết bị không nhất thiết có nghĩa là một cửa hàng đồ uống tốt hơn.

Trước khi mở cửa, có thể hữu ích khi chia thiết bị thành hai loại:

“Thiết bị cần thiết cho hoạt động hiện tại”

và

“Thiết bị có thể được thêm vào khi nhu cầu trong tương lai phát sinh.”

Ví dụ:

Nếu đồ uống trà là sản phẩm chính, bạn có thể xác định trước xem thiết bị pha trà có đáp ứng được công suất sản xuất và yêu cầu vận hành của bạn hay không.

Nếu cửa hàng cần quản lý một lượng lớn nguyên liệu lỏng, bạn có thể đánh giá thiết bị làm lạnh và quản lý nguyên liệu phù hợp.

Điều này cho phép vốn khởi nghiệp hạn chế được đầu tư vào những lĩnh vực thực sự quan trọng.

Nó cũng giảm thiểu rủi ro tạo ra áp lực không cần thiết lên cả không gian và ngân sách bằng cách mua quá nhiều thiết bị ngay từ đầu.

6. Sau khi xác nhận thiết bị, hãy xem xét lại quy trình làm việc.

Thiết bị không nên chỉ được đặt ở bất kỳ đâu có không gian trống.

Khi cửa hàng bắt đầu hoạt động, nhân viên sẽ lặp lại các hành động giống nhau liên tục trong suốt cả ngày.

Nếu khu vực pha trà quá xa khu vực chuẩn bị đồ uống, trà sẽ cần được vận chuyển nhiều lần.

Nếu nguyên liệu được lưu trữ ở vị trí không thuận tiện, nhân viên sẽ phải thực hiện những chuyến đi không cần thiết trong khi chuẩn bị đồ uống.

Nếu khu vực niêm phong và lấy hàng được sắp xếp kém, hiệu suất trong giờ cao điểm cũng có thể bị ảnh hưởng.

Vì vậy, sau khi xác nhận thiết bị, đáng để hình dung lại quy trình làm việc hàng ngày thực tế:

“Nhân viên sẽ làm việc như thế nào trong suốt cả ngày?”

Câu hỏi này thường quan trọng hơn việc chỉ đơn giản hỏi:

“Thiết bị có vừa ở đây không?”

7. Xác nhận yêu cầu về điện, nước và thoát nước cùng với thiết bị

Lập kế hoạch điện và tiện ích là một lĩnh vực khác dễ bị bỏ qua trước khi mở cửa hàng đồ uống.

Các máy móc khác nhau có thể có yêu cầu điện khác nhau.

Một số thiết bị cũng có thể yêu cầu nguồn nước, thoát nước hoặc các điều kiện lắp đặt cụ thể.

Do đó, không nên chờ đến khi tất cả thiết bị đã được mua sắm trước khi giải quyết những vấn đề này.

Một cách tiếp cận tốt hơn là xác nhận các điều kiện liên quan trong giai đoạn lập kế hoạch thiết bị.

Điều này cho phép việc cải tạo cửa hàng và yêu cầu thiết bị được phối hợp với nhau.

Nó cũng có thể giúp ngăn ngừa công việc xây dựng bổ sung không mong muốn trước khi mở cửa.

8. Xem lại ngân sách khởi động một lần nữa

Tại giai đoạn này, bạn có thể tổ chức lại các chi phí khởi nghiệp ước tính của mình.

Đừng chỉ tính toán chi phí thiết bị.

Thay vào đó, hãy xem xét tất cả các yếu tố sau đây cùng nhau:
● Chi phí liên quan đến cửa hàng
● Cải tạo và xây dựng
● Thiết bị
● Nguyên liệu ban đầu
● Vật liệu đóng gói
● Vốn lưu động cho hoạt động sau khi mở cửa

Nếu ngân sách vượt quá kế hoạch ban đầu, bạn có thể xem xét:
● Những món đồ nào là cần thiết ngay bây giờ?
● Thiết bị nào có thể được thêm vào sau?
● Những món đồ cải tạo nào có thể điều chỉnh?

Điều này thường tốt hơn là chờ đến giai đoạn cuối và chỉ đơn giản là loại bỏ thiết bị quan trọng khỏi kế hoạch.

9. Sau khi xác nhận thiết bị, cũng xác nhận cách sử dụng và bảo trì nó.

Việc mua sắm và lắp đặt thiết bị không có nghĩa là quá trình lập kế hoạch đã hoàn tất.

Trước khi chính thức khai trương, nhân viên sẽ thực sự vận hành thiết bị cần hiểu các quy trình vận hành cơ bản.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với thiết bị được sử dụng hàng ngày, bao gồm thiết bị pha trà, làm lạnh, quản lý nguyên liệu và chuẩn bị đồ uống.

Nhân viên cần hiểu đúng quy trình vận hành và vệ sinh.

Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về sự không quen thuộc với thiết bị ảnh hưởng đến hiệu quả công việc sau khi cửa hàng chính thức mở cửa.

Nếu bạn dự định mở rộng đến các địa điểm khác trong tương lai, đây cũng là giai đoạn tốt để bắt đầu tổ chức các quy trình hoạt động chuẩn hóa hơn, giúp việc đào tạo trong tương lai dễ dàng hơn.

10. Thực hiện một bài kiểm tra hoàn chỉnh trước khi chính thức khai trương

Sau khi tất cả thiết bị đã được lắp đặt, không nên chờ đến ngày làm việc chính thức đầu tiên để sử dụng mọi thứ lần đầu.

Trước khi khai trương, cho phép các nhân viên thực tế trải qua một quy trình làm việc hàng ngày hoàn chỉnh.

Xác nhận xem các kết nối giữa các thiết bị khác nhau, trình tự hoạt động và quy trình làm việc của nhân viên có trơn tru không.

Trong quá trình kiểm tra, hãy quan sát:
● Việc vận hành có thuận tiện không?
● Có thiết bị nào gây cản trở lẫn nhau không?
● Nhân viên có hiểu phải làm gì ở mỗi bước không?
● Nếu nhiều đơn hàng đến trong giờ cao điểm, quy trình làm việc có thể hoạt động trơn tru không?

Nếu phát hiện ra vấn đề trong quá trình thử nghiệm, thường vẫn còn thời gian để điều chỉnh vị trí thiết bị hoặc quy trình hoạt động.

Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc phát hiện ra vấn đề sau khi cửa hàng đã chính thức mở cửa.

11. Nếu bạn dự định mở rộng, hãy bắt đầu xây dựng tiêu chuẩn từ cửa hàng đầu tiên.

Nếu bạn chỉ vận hành một cửa hàng, mục tiêu chính có thể chỉ đơn giản là làm cho các hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ.

Tuy nhiên, nếu bạn dự định mở thêm các địa điểm trong tương lai, thì đáng để suy nghĩ một bước trước.

Ví dụ:
● Quy trình pha trà có thể được sao chép không?
● Cấu hình thiết bị có thể duy trì tiêu chuẩn tương tự không?
● Đào tạo nhân viên có dễ thực hiện không?
● Hệ thống quản lý nguyên liệu có thể được mở rộng đến các địa điểm khác không?

Những điều này không nhất thiết phải được tiêu chuẩn hóa hoàn toàn tại cửa hàng đầu tiên.

Tuy nhiên, bạn có thể bắt đầu thu thập kinh nghiệm từ địa điểm đầu tiên.

Khi lập kế hoạch cho cửa hàng thứ hai hoặc thứ ba, bạn sẽ không cần phải bắt đầu toàn bộ quy trình từ đầu.

12. Trước khi mở cửa, xem lại toàn bộ kế hoạch một lần nữa.

Khi cửa hàng, thực đơn, thiết bị và ngân sách đã được xác nhận chung, hãy xem lại toàn bộ cửa hàng từ góc độ vận hành.

Đừng chỉ kiểm tra xem từng thiết bị có hoạt động đúng không.

Thay vào đó, hãy xem xét xem quy trình làm việc tổng thể có hợp lý không.

Ví dụ:
● Quy trình pha trà có đáp ứng được nhu cầu không?
● Trà và nguyên liệu có dễ quản lý không?
● Nguyên liệu có dễ tiếp cận trong quá trình chuẩn bị đồ uống không?
● Quy trình niêm phong và lấy hàng có suôn sẻ không?
● Thiết bị có dễ dàng để vệ sinh không?
● Cửa hàng có thể xử lý nhu cầu vào giờ cao điểm không?
● Nhân viên có thể vận hành thiết bị một cách dễ dàng không?

Nếu hầu hết các câu hỏi này có câu trả lời hợp lý, điều đó có nghĩa là kế hoạch trước đó đang bắt đầu hình thành.

Kết luận | Lập kế hoạch trước khi mở cửa có nghĩa là giải quyết vấn đề trước khi chúng xảy ra.

Mở một cửa hàng đồ uống không chỉ đơn giản là thuê một địa điểm và mua tất cả thiết bị.

Lập kế hoạch cửa hàng thực sự có nghĩa là xác nhận loại cửa hàng, thực đơn, khối lượng cốc dự kiến, không gian, thiết bị, ngân sách, nhân sự và phương pháp vận hành từng cái một, và sau đó đảm bảo rằng các yếu tố này hoạt động cùng nhau.

Một số kế hoạch có thể mất thời gian ở giai đoạn đầu.

Tuy nhiên, những chuẩn bị này chủ yếu là về việc xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi cửa hàng chính thức mở cửa.

Việc mua sắm thiết bị đặc biệt quan trọng.

Không cần phải thiết lập thiết bị hoàn chỉnh ngay từ ngày đầu tiên.

Thay vào đó, hãy chọn thiết bị dựa trên nhu cầu vận hành hiện tại và đảm bảo thiết bị có thể tích hợp đúng cách vào quy trình làm việc.

Khi cửa hàng phát triển và mô hình hoạt động trở nên rõ ràng hơn, thiết bị có thể được điều chỉnh hoặc mở rộng theo kết quả hoạt động thực tế.

Dành nhiều thời gian hơn để lập kế hoạch trước khi mở cửa thường giúp kiểm soát chi phí dễ dàng hơn và giúp thiết lập quy trình làm việc ổn định hơn so với việc liên tục thay đổi sau khi cửa hàng đã mở.

Nếu bạn dự định mở rộng đến các địa điểm khác trong tương lai, cấu hình thiết bị, phương pháp vận hành và quy trình làm việc phát triển tại cửa hàng đầu tiên cũng có thể trở thành tài liệu tham khảo quan trọng cho các địa điểm sau.

Lập kế hoạch cửa hàng tốt không phải là làm nhiều nhất ngay từ đầu.

Mà là đảm bảo rằng những điều quan trọng nhất đã được xem xét đúng cách trước khi mở cửa.

Dasin Máy móc | Giải pháp thiết lập cửa hàng đồ uống hoàn chỉnh

Bắt đầu từ thiết bị sản xuất đồ uống, chúng tôi giúp lập kế hoạch cấu hình thiết bị phù hợp theo loại cửa hàng và yêu cầu vận hành của bạn.