Tại sao bạn không nên chỉ lập ngân sách cho thiết bị khi mở quán trà sữa?

Khi lên kế hoạch mở một cửa hàng trà sữa, nhiều chủ cửa hàng lần đầu kinh doanh thường bắt đầu bằng việc hỏi các nhà cung cấp về giá máy pha trà, thiết bị làm lạnh, máy dập nắp ly và các thiết bị thiết yếu khác.Sau đó, họ cộng tổng các báo giá và sử dụng số tiền đó làm ngân sách khởi nghiệp ước tính.
Tuy nhiên, khi quá trình chuẩn bị bắt đầu, họ thường phát hiện thêm các khoản chi phí khác, bao gồm cải tạo cửa hàng, thi công hệ thống điện và đường ống nước, lắp đặt thiết bị, nguyên liệu, vật tư đóng gói và chi phí vận hành ban đầu.
Nếu chỉ tính chi phí thiết bị, bạn có thể mua đủ tất cả máy móc nhưng lại không còn đủ ngân sách để hoàn tất việc lắp đặt, dự trữ nguyên liệu cần thiết để khai trương hoặc trang trải chi phí vận hành trong vài tháng đầu tiên.
Ngân sách để mở một cửa hàng trà sữa nên được xây dựng dựa trên toàn bộ kế hoạch kinh doanh, không chỉ dựa vào các báo giá thiết bị.

1. Ngoài thiết bị, bạn nên bao gồm những khoản chi phí nào?
Chi phí khởi nghiệp thay đổi tùy theo mô hình cửa hàng, địa điểm, yêu cầu cải tạo và mô hình kinh doanh. Để lập ngân sách đầy đủ hơn, hãy bắt đầu bằng cách chia các khoản chi phí thành những nhóm sau.

1. Chi phí thuê mặt bằng và các khoản liên quan
Trước khi cửa hàng bắt đầu hoạt động, bạn có thể cần thanh toán một số khoản chi phí liên quan đến mặt bằng, chẳng hạn như:
● Tiền đặt cọc và tiền thuê trả trước
● Các khoản chi phí khác liên quan đến hợp đồng thuê
● Chi phí vệ sinh, sửa chữa hoặc chuẩn bị cần thiết trước khi chuyển vào
Chi phí thực tế phụ thuộc vào hợp đồng thuê, tình trạng mặt bằng và vị trí. Hãy xác nhận các khoản chi phí này trước khi cam kết thuê mặt bằng.

2. Cải tạo, thi công điện và hệ thống ống nước
Một cửa hàng đồ uống không thể hoạt động chỉ bằng cách đặt máy móc vào một không gian thuê.Mặt bàn, khu vực làm việc, ổ cắm điện, hệ thống cấp nước, thoát nước và vị trí lắp đặt thiết bị đều có thể ảnh hưởng đến kế hoạch cải tạo.
Trước khi mở cửa, hãy đánh giá những yếu tố sau:
● Quầy và các khu vực làm việc có hỗ trợ quy trình chuẩn bị hiệu quả hay không
● Nguồn điện hiện có có đáp ứng các yêu cầu của thiết bị hay không
● Hệ thống cấp nước và các kết nối thoát nước có phù hợp hay không
● Có đủ không gian để bố trí và vận hành thiết bị hay không
● Có cần thực hiện các thay đổi về điện, hệ thống ống nước hoặc các hạng mục khác tại địa điểm hay không
Tốt nhất nên xác nhận các điều kiện này trước khi mua thiết bị. Việc mua máy móc trước khi lên kế hoạch bố trí mặt bằng có thể dẫn đến chi phí xây dựng phát sinh hoặc phải thay đổi cấu hình ban đầu.

3. Chi phí thiết bị và lắp đặt đồ uống
Thiết bị thường chiếm một phần lớn trong ngân sách khởi nghiệp, nhưng chỉ riêng giá mua chưa phản ánh toàn bộ câu chuyện.
Tùy thuộc vào thực đơn và phương pháp chuẩn bị, bạn có thể cần cân nhắc:
● Thiết bị pha trà thương mại, chẳng hạn như Máy pha trà gia nhiệt tức thì tự động ST300
● Thiết bị làm lạnh và bảo quản nguyên liệu
● Máy lọc nước
● Thiết bị định lượng nguyên liệu và pha chế đồ uống, chẳng hạn như Máy định lượng trà sữa hoặc Máy định lượng bột & đường fructose
● Máy dán miệng cốc
● Thiết bị chế biến trái cây hoặc các thiết bị chuyên dụng khác cần thiết cho thực đơn của bạn
Khi yêu cầu báo giá, hãy hỏi nhà cung cấp xem mức giá được báo đã bao gồm chi phí giao hàng, lắp đặt, thiết lập thiết bị, đào tạo nhân viên và các dịch vụ cần thiết khác hay chưa.
Các nhà cung cấp khác nhau có thể bao gồm những hạng mục khác nhau trong báo giá, vì vậy hãy xác nhận phạm vi trước khi so sánh giá.
Không phải cửa hàng đồ uống nào cũng cần tất cả các thiết bị được liệt kê ở trên.Cấu hình của bạn nên phản ánh thực đơn, khối lượng phục vụ dự kiến, không gian hiện có và các yêu cầu vận hành thực tế.

4. Nguyên liệu và vật tư đóng gói
Sau khi thiết bị của bạn sẵn sàng, bạn cũng sẽ cần nguyên liệu và vật liệu đóng gói cho các hoạt động ban đầu của mình.
Ví dụ bao gồm:
● Lá trà, đường, sữa và các nguyên liệu pha chế khác
● Trái cây tươi và các nguyên liệu khác cần thiết cho thực đơn của bạn
● Cốc đựng đồ uống, màng dán miệng cốc, ống hút và nắp đậy
● Sản phẩm vệ sinh và vật tư vận hành thường nhật
Khi ước tính các chi phí này, hãy xem xét không chỉ số tiền mua ban đầu mà còn cả mức tiêu thụ nguyên liệu, yêu cầu lưu trữ và chu kỳ bổ sung hàng.
Đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho có thể làm dòng tiền bị ứ đọng và tăng nguy cơ lãng phí, trong khi lượng hàng dự trữ không đủ có thể làm gián đoạn hoạt động hằng ngày.

5. Nhân sự, Quản trị và Chuẩn bị Khai trương
Nếu bạn dự định tuyển dụng nhân viên, hãy bao gồm chi phí nhân sự trong ngân sách của mình.Bạn cũng nên xác định mọi yêu cầu hành chính, chương trình khuyến mãi khai trương và các chi phí cần thiết khác trước khi mở cửa.
Các hạng mục cụ thể sẽ phụ thuộc vào mô hình vận hành và kế hoạch kinh doanh của bạn.Tránh cho rằng chi phí của bạn sẽ giống với chi phí của một cửa hàng khác.

6. Vốn hoạt động ban đầu và tiền mặt lưu động
Đây là một trong những khoản chi phí dễ bị bỏ qua nhất, nhưng vẫn cần được lập kế hoạch cẩn thận.
Sau khi khai trương, doanh nghiệp của bạn vẫn sẽ cần thanh toán tiền thuê mặt bằng, tiền lương, chi phí nguyên liệu, các tiện ích và những khoản chi phí thường xuyên khác.Doanh thu thực tế có thể khác với kỳ vọng ban đầu của bạn, đặc biệt là trong giai đoạn đầu.
Vì lý do này, bạn không nên phân bổ toàn bộ số vốn hiện có cho thiết bị và việc cải tạo.
Hãy ước tính các chi phí cố định hàng tháng, chi phí biến đổi và khoảng thời gian mà bạn muốn duy trì đủ vốn lưu động.Sau đó, xác định số tiền nên còn lại sau khi hoàn tất thiết lập ban đầu.

2. Tại sao báo giá thiết bị không thể được sử dụng làm tổng ngân sách khởi nghiệp?
Giả sử bạn đã yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp và cộng tổng giá của tất cả thiết bị dự định mua. Tổng số đó chỉ phản ánh các hạng mục thiết bị được đưa vào phép tính của bạn. Nó không nhất thiết phản ánh toàn bộ chi phí để mở cửa hàng.

Trước tiên, báo giá có thể bao gồm các dịch vụ khác nhau. Một số báo giá có thể bao gồm phí giao hàng hoặc lắp đặt, trong khi những báo giá khác có thể tính riêng các dịch vụ này.Nếu không kiểm tra các chi tiết, bạn có thể đánh giá thấp các khoản chi phí thực tế của mình.
Thứ hai, địa điểm có thể cần thực hiện thêm một số công việc. Kích thước thiết bị, công suất điện, nguồn cấp nước, hệ thống thoát nước và cách bố trí khu vực làm việc có thể ảnh hưởng đến các yêu cầu lắp đặt và xây dựng.
Thứ ba, thiết bị chỉ là một phần trong nguồn vốn khởi nghiệp của bạn. Nguyên liệu, vật tư đóng gói, nhân sự và các chi phí vận hành ban đầu cũng cần được cấp vốn.
Khi so sánh các báo giá thiết bị, hãy đánh giá không chỉ giá cả mà còn cả thông số kỹ thuật, các dịch vụ đi kèm, yêu cầu lắp đặt và phương án bảo trì.

3. Bạn Nên Phân Bổ Ngân Sách Khởi Nghiệp Như Thế Nào Khi Nguồn Vốn Hạn Chế?
Những chủ doanh nghiệp lần đầu không nhất thiết phải trang bị đầy đủ nhất ngay từ ngày đầu tiên. Thay vào đó, hãy xác định những khoản chi phí thiết yếu trước khi khai trương và những hạng mục có thể mua dần theo nhu cầu vận hành thực tế.

Bước 1: Liệt Kê Tất Cả Các Khoản Chi Phí Phải Thanh Toán Trước Khi Khai Trương
Trước tiên, hãy xác định các khoản chi phí liên quan đến bất động sản, công việc cải tạo cần thiết, thiết bị thiết yếu và vật tư ban đầu. Hãy yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp và đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan để ngân sách ban đầu của bạn dựa trên các con số thực tế bất cứ khi nào có thể.

Bước 2: Xác định xem từng thiết bị có cần thiết hay không
Phân loại thiết bị của bạn thành ba nhóm:
● Thiết bị thiết yếu: Các máy móc cần thiết cho thực đơn ban đầu và quy trình chuẩn bị cốt lõi của bạn.
● Thiết bị theo nhu cầu: Thiết bị được lựa chọn dựa trên đồ uống đặc biệt, việc quản lý nguyên liệu hoặc nhu cầu phục vụ thực tế.
● Thiết bị mở rộng trong tương lai: Các máy móc có thể trở nên hữu ích khi bạn mở rộng thực đơn, tăng sản lượng hoặc mở thêm địa điểm.
Việc phân loại này giúp bạn tránh đầu tư quá sớm vào thiết bị phục vụ các nhu cầu kinh doanh chưa được xác nhận.

Bước 3: Dự trù vốn lưu động cho hoạt động hằng ngày
Sau khi lập ngân sách ban đầu, đừng tự động chi toàn bộ số tiền còn lại cho việc nâng cấp thiết bị hoặc cải tạo bổ sung.
Hãy ước tính các khoản chi phí cố định và chi phí vận hành hằng ngày, sau đó giữ lại một khoản vốn lưu động phù hợp.Số tiền cần thiết phụ thuộc vào tiền thuê, nhân sự, phương thức mua hàng tồn kho và kế hoạch kinh doanh riêng của bạn.

Bước 4: So sánh các giải pháp thiết bị hoàn chỉnh, không chỉ giá của từng thiết bị
Nếu cửa hàng của bạn cần nhiều máy, hãy yêu cầu các nhà cung cấp đề xuất cấu hình thiết bị dựa trên thực đơn, mô hình cửa hàng và điều kiện mặt bằng của bạn.Sau đó, hãy so sánh thiết bị được bao gồm trong từng đề xuất, các dịch vụ được cung cấp và tổng chi phí.
Sự so sánh có giá trị nhất không chỉ đơn giản là máy nào rẻ hơn.Đó là việc toàn bộ cấu hình có đáp ứng nhu cầu của bạn, có thể được cài đặt đúng cách và đi kèm với các quy định rõ ràng về vận hành và bảo trì hay không.

4. Lập danh sách kiểm tra ngân sách khởi nghiệp trước khi mua thiết bị
Sử dụng danh sách kiểm tra sau để sắp xếp các khoản chi phí ban đầu. Hãy nhập báo giá thực tế ngay khi nhận được thay vì dựa vào các ước tính cố định có thể không phù hợp với mô hình cửa hàng của bạn.

Sau khi hoàn tất danh sách kiểm tra, hãy cân nhắc thêm ba cột theo dõi: Đã xác nhận báo giá, Đang chờ báo giá và Chi phí bổ sung tiềm ẩn.Điều này giúp bạn dễ dàng xác định thông tin còn thiếu và theo dõi xem ngân sách khởi nghiệp của bạn đã đầy đủ hay chưa.

5. Làm thế nào để giảm rủi ro vượt quá ngân sách khởi nghiệp?
Có thể khó dự đoán chính xác mọi khoản chi phí ngay từ đầu, nhưng việc lập kế hoạch cẩn thận có thể giảm khả năng bỏ sót các khoản chi quan trọng.

1. Hoàn thiện thực đơn trước khi lựa chọn thiết bị
Hãy lựa chọn thiết bị dựa trên các loại đồ uống bạn dự định bán, thay vì mua máy móc trước rồi mới tìm cách sử dụng chúng sau.

2. Xác nhận điều kiện mặt bằng trước khi mua thiết bị
Hãy kiểm tra trước kích thước thiết bị, yêu cầu về điện, nguồn cấp nước, hệ thống thoát nước và điều kiện lắp đặt. Điều này giúp giảm rủi ro phát sinh các khoản chi phí điều chỉnh mặt bằng tốn kém sau khi máy móc được giao đến.

3. Yêu cầu nhà cung cấp báo giá chi tiết
Khi yêu cầu báo giá, hãy xác nhận thông số kỹ thuật, số lượng thiết bị, giao hàng, lắp đặt, thiết lập và các dịch vụ hậu mãi. Chỉ so sánh tổng giá có thể khiến bạn bỏ qua những khác biệt quan trọng về phạm vi dịch vụ.

4. Không sử dụng toàn bộ vốn cho việc thiết lập ban đầu
Ngân sách của bạn phải bao gồm nhiều hơn chi phí cho cửa hàng và trang thiết bị. Hãy cân nhắc các chi phí vận hành sẽ tiếp tục phát sinh sau khi khai trương. Duy trì một khoản dự trữ tiền mặt hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp của bạn linh hoạt hơn trong việc ứng phó với những bất ổn trong giai đoạn hoạt động ban đầu.

6. Lập ngân sách toàn diện cho startup trước khi mở quán trà sữa
Mở một cửa hàng trà sữa không chỉ đơn giản là mua sắm thiết bị.Ngân sách của bạn cũng nên bao gồm chi phí mặt bằng, cải tạo, lắp đặt, nguyên liệu, bao bì, nhân sự và vốn lưu động.
Trước khi đưa ra quyết định mua sắm, hãy xác nhận mô hình cửa hàng, thực đơn, quy trình chuẩn bị và điều kiện mặt bằng.Sau đó, hãy sắp xếp các khoản chi phí dự kiến để có cái nhìn rõ ràng hơn về tổng nhu cầu vốn của bạn.
Đối với những chủ cửa hàng lần đầu kinh doanh, mục tiêu không phải là mua số lượng máy móc lớn nhất.Mục đích là đảm bảo mọi khoản chi đều phục vụ một mục tiêu rõ ràng, đồng thời vẫn dành đủ vốn để hỗ trợ hoạt động hằng ngày sau khi cửa hàng mở cửa.

Máy móc Dasin | Giải pháp tích hợp cho các cửa hàng đồ uống
Khi lên kế hoạch trang bị thiết bị cho cửa hàng đồ uống, hãy bắt đầu với thực đơn dự kiến, sản lượng phục vụ hằng ngày ước tính, không gian làm việc hiện có và ngân sách.Từ đó, hãy xác định các thiết bị thiết yếu cho hoạt động ban đầu và xác định những máy móc bổ sung có thể cần thiết khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Dasin tập trung vào thiết bị đồ uống thương mại và các yêu cầu vận hành thực tế, giúp chủ cửa hàng đồ uống đánh giá cấu hình thiết bị phù hợp dựa trên kế hoạch kinh doanh của họ.
Lập kế hoạch thiết bị dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn và phân bổ ngân sách cho toàn bộ hoạt động.
Truy cập Trang web Chính thức của Máy móc Dasin để khám phá các thiết bị đồ uống thương mại và giải pháp tích hợp của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Mở một cửa hàng trà sữa có chỉ cần ngân sách cho thiết bị không?
Đáp án: Không.Ngoài thiết bị, bạn cũng nên dự trù các chi phí liên quan đến mặt bằng, cải tạo và thi công hệ thống điện hoặc đường ống nước, giao hàng và lắp đặt, nguyên liệu, vật tư đóng gói, nhân sự và vốn lưu động cho hoạt động hằng ngày.

Câu hỏi 2: Tại sao chi phí khởi nghiệp cuối cùng có thể khác với báo giá thiết bị?
Đáp: Báo giá có thể khác nhau về thông số kỹ thuật thiết bị, giao hàng, lắp đặt và các dịch vụ đi kèm.Các khoản cải tạo mặt bằng, nguyên liệu và các chi phí khai trương khác cũng có thể không được bao gồm trong báo giá thiết bị.Xác nhận từng mục trước khi hoàn tất ngân sách của bạn.

Câu hỏi 3: Nếu ngân sách của tôi hạn hẹp, tôi nên tiết kiệm chi phí cải tạo hay thiết bị trước?
Trả lời: Quyết định nên dựa trên nhu cầu vận hành thực tế của bạn thay vì hạng mục nào có chi phí cao hơn.Trước tiên, hãy xác nhận các điều kiện xây dựng và mặt bằng cần thiết, quy trình chuẩn bị cho thực đơn cốt lõi của bạn, cũng như những thiết bị bạn thực sự cần.Bạn có thể trì hoãn việc nâng cấp thiết bị không thiết yếu hoặc cải tạo mang tính trang trí, nhưng không nên bỏ qua các yêu cầu thiết yếu về xây dựng, điện, cấp nước, thoát nước hoặc vận hành.

Câu hỏi 4: Tôi nên chuẩn bị bao nhiêu vốn lưu động trước khi khai trương?
Trả lời: Không có một mức vốn cố định nào phù hợp với mọi cửa hàng.Ước tính tiền thuê, chi phí nhân sự, bổ sung nguyên liệu, các khoản chi phí định kỳ khác và khoảng thời gian bạn muốn duy trì đủ tiền mặt dự phòng.Hãy giữ khoản vốn lưu động này tách biệt với ngân sách thiết lập ban đầu của bạn.

Đọc thêm
Mở cửa hàng trà sữa: Hướng dẫn đầy đủ về thiết bị thiết yếu và lập kế hoạch cửa hàng