Bạn đang lên kế hoạch mở quán đồ uống với ngân sách thiết bị hạn chế? Bạn nên mua những máy móc nào trước?

Một số thiết bị rất cần thiết để chuẩn bị các món chính trong thực đơn, trong khi những thiết bị khác được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả, giảm các công việc lặp đi lặp lại hoặc hỗ trợ mở rộng thực đơn trong tương lai. Nếu không xác định rõ mức độ ưu tiên của các nhu cầu, bạn rất dễ chi tiền cho những thiết bị hiện chưa cần thiết, khiến ngân sách dành cho các khoản chi phí khởi nghiệp thiết yếu bị thu hẹp.

Trên thực tế, bạn không cần phải mua toàn bộ thiết bị cùng một lúc. Cách tiếp cận thiết thực hơn là trước tiên xác nhận thực đơn khai trương và quy trình chuẩn bị, ưu tiên các thiết bị thiết yếu, sau đó dần bổ sung những thiết bị khác theo nhu cầu vận hành thực tế.

Có thể mua thiết bị theo từng giai đoạn, nhưng vẫn phải xác nhận các quy trình chuẩn bị thiết yếu, điều kiện bảo quản, yêu cầu vệ sinh và biện pháp an toàn trước khi khai trương.

Trước khi yêu cầu báo giá, hãy chia các thiết bị dự định mua thành ba nhóm. Điều này giúp tránh việc xem mọi hạng mục đều cấp thiết như nhau.

Nhóm này bao gồm các thiết bị liên quan trực tiếp đến việc chuẩn bị và phục vụ những món chính trong thực đơn khi cửa hàng mới mở cửa.

Ví dụ bao gồm:

• Thiết bị cần thiết để pha chế các loại đồ uống chính
• Thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản nguyên liệu và vật liệu
• Hệ thống cấp nước, vệ sinh và các cơ sở vật chất vận hành liên quan thiết yếu
• Thiết bị cần thiết để đóng gói và phục vụ đồ uống

Các yêu cầu thực tế phụ thuộc vào thực đơn của bạn. Đối với một quán trà chủ yếu bán trà nguyên chất và trà sữa, việc pha trà nên được ưu tiên. Nếu đồ uống trái cây tươi chiếm phần lớn trong thực đơn, kế hoạch cũng nên bao gồm việc sơ chế trái cây và các yêu cầu bảo quản phù hợp.

Mục tiêu ở giai đoạn này không phải là mua càng nhiều thiết bị càng tốt. Mục tiêu là đảm bảo các sản phẩm chủ lực có thể được chuẩn bị theo quy trình đã lên kế hoạch ngay từ ngày đầu tiên.

Danh mục này bao gồm các thiết bị có thể nâng cao hiệu quả vận hành. Việc có cần mua trước khi khai trương hay không phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của bạn.

Ví dụ bao gồm:

• Thiết bị định lượng nguyên liệu dạng lỏng
• Thiết bị giúp giảm các công việc thủ công lặp đi lặp lại
• Thiết bị chế biến dành cho các phương pháp pha chế đồ uống cụ thể
• Nâng cấp thiết bị dựa trên sản lượng phục vụ thực tế và yêu cầu về quy trình làm việc

Nếu một thiết bị giải quyết một vấn đề vận hành đã được xác định rõ và sẽ được sử dụng thường xuyên ngay từ đầu, bạn nên cân nhắc đưa thiết bị đó vào kế hoạch mua sắm ban đầu.

Mặt khác, nếu tần suất sử dụng thấp hoặc bạn chưa xác định được thiết bị đó có thực sự cần thiết hay không, trước tiên bạn có thể đánh giá các phương án khả thi khác.

Một số thiết bị chủ yếu nhằm hỗ trợ việc mở rộng thực đơn trong tương lai, tăng sản lượng phục vụ, chuẩn hóa vận hành hoặc mở thêm địa điểm kinh doanh.

Ví dụ bao gồm:

• Thiết bị chuyên dụng cho các sản phẩm đồ uống mới
• Năng lực sản xuất bổ sung để đáp ứng khối lượng kinh doanh ngày càng tăng
• Thiết bị hỗ trợ quản lý nhiều cửa hàng hoặc chuẩn hóa vận hành
• Thiết bị tự động hóa chưa có mục đích sử dụng hiện tại rõ ràng

Trước khi trì hoãn các khoản mua sắm này, hãy xác nhận liệu việc mở rộng trong tương lai có khả thi hay không và liệu không gian, nguồn điện cũng như hệ thống cấp thoát nước hiện tại có đáp ứng được nhu cầu tương lai hay không.

Khi quyết định nên ưu tiên thiết bị nào, hãy bắt đầu bằng việc đánh giá mức độ ảnh hưởng trực tiếp của thiết bị đó đến các sản phẩm chủ lực của bạn.

Hãy xác định những loại đồ uống bạn sẽ bán khi cửa hàng khai trương, sau đó xác định thiết bị cần thiết cho từng quy trình pha chế.

Nếu đồ uống từ trà là sản phẩm chủ lực của bạn, hãy ưu tiên các yêu cầu pha trà. Nếu đồ uống trái cây chiếm một phần đáng kể trong thực đơn, hãy đưa các quy trình sơ chế trái cây liên quan vào kế hoạch thiết bị.

Tránh mua máy móc khi chưa có mục đích sử dụng rõ ràng ở hiện tại chỉ vì bạn có thể bổ sung thêm món vào thực đơn trong tương lai.

Cần xác định các yêu cầu bảo quản nguyên liệu và vật liệu pha chế trước khi khai trương.

Nếu thực đơn của bạn có các nguyên liệu hoặc vật liệu cần bảo quản lạnh, hãy lên kế hoạch trang bị thiết bị làm lạnh phù hợp dựa trên điều kiện bảo quản thực tế, thay vì sau khi khai trương mới phát hiện không đủ không gian.

Cũng cần xác định trước các yêu cầu về nguồn nước và vệ sinh. Ngân sách hạn chế không nên là lý do để bỏ qua những nhu cầu thiết yếu.

Nếu cửa hàng của bạn chủ yếu bán đồ uống mang đi được dán màng, hãy đưa máy dán miệng ly tương thích với kích thước ly và yêu cầu dán màng vào kế hoạch khai trương.

Trước khi mua, hãy xác nhận không gian vận hành hiện có, thông số kỹ thuật của thiết bị và sản lượng phục vụ dự kiến. Điều này giúp tránh tình trạng đã mua thiết bị nhưng thiết bị không phù hợp với quy trình vận hành thực tế.

Không phải cửa hàng nào cũng cần cùng một loại thiết bị. Tuy nhiên, nếu một chiếc máy có thể giải quyết một vấn đề vận hành cụ thể, thì việc đánh giá nó là hoàn toàn đáng cân nhắc.

Ví dụ, nếu nhân viên thường xuyên đong và rót si-rô hoặc các nguyên liệu dạng lỏng khác, hãy cân nhắc liệu thiết bị chia định lượng có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không. Nếu việc pha trà trở thành điểm nghẽn trong giờ cao điểm, hãy xem xét công suất thiết bị pha chế và phương pháp chuẩn bị của bạn.

Nguyên tắc rất đơn giản: trước tiên hãy xác định vấn đề, sau đó chọn thiết bị. Đừng mua máy móc trước rồi mới tìm lý do để sử dụng sau.

Chỉ nên trì hoãn việc mua sắm nếu điều đó không ảnh hưởng đến các quy trình chuẩn bị thiết yếu, điều kiện bảo quản, yêu cầu vệ sinh hoặc nhu cầu an toàn khi cửa hàng khai trương.

➤ Nếu một loại đồ uống chỉ là dự định bổ sung trong tương lai và chưa có kế hoạch bán hàng rõ ràng, hãy cân nhắc hoãn mua thiết bị chuyên dụng.
Hãy quyết định có mua hay không khi định hướng thực đơn và nhu cầu thực tế của bạn trở nên rõ ràng hơn.

➤ Một số thiết bị chế biến có thể chỉ được sử dụng cho một vài loại đồ uống hoặc trong những khoảng thời gian cụ thể trong ngày.
Hãy ước tính tần suất sử dụng, thời gian vận hành và lợi ích thực tế của thiết bị trước khi so sánh chi phí mua ngay với phương án bổ sung thiết bị sau.

➤ Thiết bị tự động hóa có thể đơn giản hóa một số công việc, nhưng điều đó không có nghĩa là mọi cửa hàng mới mở đều cần lắp đặt tất cả các giải pháp tự động ngay từ đầu.
Nếu lượng khách phục vụ vẫn còn thấp và quy trình làm việc chưa ổn định, trước tiên hãy xác định liệu thiết bị đó có thực sự cải thiện hoạt động hay không trước khi đầu tư thời gian và tiền bạc.

➤ Nếu hiện tại bạn chỉ vận hành một cửa hàng và chưa xác định thời điểm hoặc quy mô mở rộng trong tương lai, bạn có thể lập kế hoạch cho sự phát triển sau này mà không nhất thiết phải mua trước toàn bộ thiết bị bổ sung.

Tuy nhiên, nếu việc mở rộng trong tương lai có thể bị ảnh hưởng bởi diện tích cửa hàng, nguồn điện, hệ thống cấp thoát nước hoặc đường ống, bạn vẫn nên xem xét những điều kiện này ngay từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu.

Đừng quyết định thiết bị có đáng mua hay không chỉ dựa vào giá cả. Hãy sử dụng bốn câu hỏi sau để đánh giá các lựa chọn của bạn.

➤ Nếu thiết bị cần thiết để hoàn thành một công đoạn chuẩn bị quan trọng, bạn nên ưu tiên mua thiết bị đó. Nếu thiết bị chỉ mang lại sự tiện lợi, bạn có thể đánh giá thêm.

➤ Thiết bị được sử dụng càng thường xuyên thì càng cần xác nhận rằng thiết bị phù hợp với việc vận hành, vệ sinh và bảo trì hằng ngày.
Nếu mục đích sử dụng dự kiến không rõ ràng thì không cần vội mua thiết bị.

➤ Ví dụ, thiết bị có thể rút ngắn một bước chuẩn bị, giảm các công việc lặp đi lặp lại hoặc giúp một quy trình cụ thể dễ tiêu chuẩn hóa hơn. Hãy xác định những cải tiến mà thiết bị có thể mang lại trước khi quyết định liệu khoản đầu tư này có đáng hay không.

➤ Ngoài giá thiết bị, hãy xác nhận mọi yêu cầu về giao hàng, lắp đặt, thiết lập, vật tư tiêu hao, vệ sinh và bảo trì.
Khi so sánh các lựa chọn khác nhau, hãy đánh giá đầy đủ các yêu cầu mua sắm và vận hành thay vì chỉ xem xét giá báo của một máy riêng lẻ.

Mua thiết bị theo từng giai đoạn không có nghĩa là chỉ mua khi bạn chợt nhận ra mình cần chúng. Ngay cả khi một số khoản mua sắm sẽ được trì hoãn, bạn vẫn nên lập kế hoạch trước cho toàn bộ quy trình và các nhu cầu trong tương lai.

Liệt kê các loại đồ uống chính bạn sẽ phục vụ khi khai trương, xác định thiết bị cần thiết cho từng bước pha chế và xem liệu các món khác nhau trong thực đơn có thể dùng chung một thiết bị hay không.

Bạn không cần mua tất cả máy móc cùng một lúc, nhưng nên lên kế hoạch trước về kích thước quầy, không gian vận hành và vị trí đặt thiết bị. Điều này giúp ngăn việc bổ sung thiết bị sau này làm gián đoạn quy trình hiện có.

Một số máy móc có các yêu cầu cụ thể về nguồn điện, kết nối nước, hệ thống thoát nước hoặc vị trí lắp đặt. Ngay cả khi bạn dự định mua chúng sau này, hãy tìm hiểu các yêu cầu này sớm để tránh phải thi công bổ sung khi mở rộng hệ thống thiết bị.

Tránh dùng toàn bộ nguồn vốn hiện có để mua thiết bị ban đầu. Ngoài các chi phí khởi nghiệp thiết yếu, hãy tính đến chi phí vận hành hằng ngày sau khi khai trương và dành một khoản dự phòng cho việc nâng cấp trong tương lai khi cần thiết.

Khi ngân sách của bạn hạn chế, điều quan trọng nhất không phải là mua thiết bị rẻ nhất hiện có hay mua tất cả máy móc cùng một lúc. Thay vào đó, hãy ưu tiên mua sắm dựa trên thực đơn khai trương, quy trình chuẩn bị, yêu cầu bảo quản và nhu cầu phục vụ của bạn.

Trước tiên cần xác nhận các thiết bị thiết yếu. Các thiết bị giải quyết những vấn đề vận hành cụ thể nên được đánh giá theo nhu cầu thực tế. Có thể cân nhắc mua theo từng giai đoạn đối với các thiết bị chưa xác định rõ mục đích sử dụng hoặc chủ yếu dành cho việc mở rộng trong tương lai.

Với kế hoạch phù hợp, mọi khoản chi cho thiết bị đều có thể phục vụ một mục đích rõ ràng, giúp bạn kiểm soát ngân sách đồng thời xây dựng quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu thực tế của cửa hàng.

Khi lên kế hoạch trang bị cho cửa hàng đồ uống, hãy bắt đầu bằng việc sắp xếp thực đơn dự kiến, sản lượng phục vụ hằng ngày, diện tích cửa hàng hiện có và ngân sách dành cho thiết bị. Sau đó, đánh giá thiết bị nào nên được lắp đặt trước và những hạng mục nào có thể trì hoãn việc mua sắm.

Dasin đánh giá thiết bị đồ uống thương mại trong bối cảnh nhu cầu vận hành thực tế, giúp doanh nghiệp xem xét cấu hình thiết bị và xây dựng kế hoạch mua sắm phù hợp hơn với mô hình hoạt động của mình.

A: Có. Tuy nhiên, trước tiên bạn nên xác nhận các quy trình chuẩn bị thiết yếu, điều kiện bảo quản, yêu cầu vệ sinh và nhu cầu an toàn để khai trương. Các thiết bị khác có thể được đánh giá và mua theo từng giai đoạn, tùy thuộc vào thực đơn, tần suất sử dụng và yêu cầu vận hành của bạn.

A: Không nhất thiết. Ngoài giá cả, hãy so sánh thông số kỹ thuật của thiết bị, ứng dụng thực tế, phương thức vận hành, yêu cầu vệ sinh và bảo trì, điều kiện lắp đặt cũng như dịch vụ hậu mãi. Hãy đảm bảo thiết bị phù hợp với nhu cầu kinh doanh thực tế của bạn.

A: Bạn nên lên kế hoạch trước cho các vị trí thiết bị tiềm năng và những yêu cầu lắp đặt thiết yếu, đặc biệt đối với các hạng mục có thể ảnh hưởng đến nguồn điện, hệ thống ống nước, kích thước quầy hoặc quy trình làm việc. Việc bạn có cần dành sẵn không gian thực tế hay không còn tùy thuộc vào bố cục cửa hàng và kế hoạch mở rộng trong tương lai.

A: Hãy cân nhắc liệu việc thiếu máy này có ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị các sản phẩm chính của bạn hay không, máy sẽ được sử dụng bao nhiêu lần mỗi ngày, những vấn đề cụ thể nào máy có thể giải quyết, cũng như tổng chi phí mua và vận hành. Dựa trên các yếu tố này để xác định mức độ ưu tiên của máy.

Bài đọc liên quan: "Mở cửa hàng đồ uống lần đầu: Bạn nên mua thiết bị nào trước?"