¿Cómo planificar antes de abrir una tienda de bebidas?

Desde la idea inicial hasta las operaciones oficiales, organiza todo lo que necesita ser confirmado paso a paso.

Prepararse para abrir una tienda de bebidas no se trata simplemente de saber qué equipo está disponible.

El verdadero desafío es que una vez que comienza la preparación, descubrirás que muchas decisiones están conectadas entre sí.

Si la ubicación de la tienda no ha sido confirmada, es difícil determinar las dimensiones adecuadas del equipo.

Si el menú no ha sido finalizado, es difícil estimar los requisitos de ingredientes y equipo.

Si el equipo no ha sido confirmado, también puede afectar la distribución del mostrador, el sistema eléctrico, el suministro de agua y la configuración de drenaje.

Por lo tanto, una de las cosas más importantes a hacer antes de abrir una tienda es no manejar todo de una vez, sino confirmar cada elemento paso a paso de acuerdo con las necesidades reales del negocio.

1. Primero, Decide Qué Tipo de Tienda de Bebidas Quieres Abrir

El primer paso en la planificación de una nueva tienda de bebidas no es elegir el equipo.

Se trata de decidir qué tipo de tienda quieres operar.

Por ejemplo:
● ¿Será una pequeña tienda de bebidas enfocada en llevar, o una tienda con asientos para comer?
● ¿Son tus principales clientes residentes locales, estudiantes, trabajadores de oficina o turistas?
● ¿Cuánto tiempo planeas operar cada día?
● ¿Cuáles son tus horas pico esperadas?

Todos estos factores afectarán tu menú, la planificación del espacio, el equipo y los arreglos de personal.

Si no has definido claramente el tipo de tienda desde el principio, muchas de las decisiones siguientes pueden necesitar ser cambiadas repetidamente.

2. Define la Dirección de Tu Menú Primero

Una vez que se ha determinado el tipo de tienda, puedes comenzar a organizar tu menú de bebidas.

No necesitas finalizar cada detalle de inmediato, pero al menos deberías tener una idea clara de los principales tipos de bebidas que venderá tu tienda.

Por ejemplo:
● Té puro, té con leche, té de frutas, bebidas de jugo u otras bebidas mezcladas.
● Diferentes bebidas requieren diferentes ingredientes y pueden involucrar diferentes procesos de preparación.
● Si las bebidas de té son los productos principales, se debe prestar especial atención a la preparación del té y a la gestión del almacenamiento del té.
● Si las bebidas de frutas representan una gran parte del menú, también pueden necesitarse considerar los requisitos de preparación de frutas y extracción de jugo.

Por lo tanto, el menú no determina simplemente “lo que vendes.”

También afecta directamente los requisitos de equipo y la planificación del espacio de trabajo.

3. Estime cuántas bebidas puede necesitar producir cada día.

Una vez que se ha establecido la dirección general del menú, puede comenzar a estimar el número esperado de tazas.

No necesita números extremadamente precisos al principio, pero debe establecer una estimación razonable.

Por ejemplo:
● ¿Serán diferentes los días de semana y los fines de semana?
● ¿Cuántos pedidos podrían ocurrir durante las horas pico?
● Aproximadamente, ¿cuántas tazas necesitarán ser producidas cada día?

Estas cifras afectarán el volumen de producción de té, los requisitos de ingredientes refrigerados, la capacidad del equipo y el personal.

Al seleccionar el equipo, es especialmente importante no mirar solo el número promedio de tazas por día.

También debe considerar si el volumen de pedidos puede aumentar repentinamente durante los períodos pico.

4. Confirma las condiciones de la tienda antes de planificar el equipo

Una vez que tengas una comprensión básica de tu tipo de tienda, menú y volumen de tazas esperado, puedes comenzar a observar las condiciones reales de la tienda.

En esta etapa, necesitas considerar más que solo el área del suelo.

También debes confirmar:
● ¿Dónde se puede instalar el equipo?
● ¿Es suficiente la capacidad eléctrica?
● ¿Son convenientes el suministro de agua y el drenaje?
● ¿Hay suficiente espacio para que los empleados operen el equipo?
● ¿Puede el equipo de refrigeración, el equipo de preparación de té y el área de preparación de bebidas trabajar juntos sin problemas?

Si estas condiciones no se confirman con anticipación, puedes descubrir después de comprar el equipo que no encaja correctamente o que se requiere construcción adicional.

Esto puede resultar en costos adicionales innecesarios.

5. No te apresures a comprar todo el equipo de una vez.

Más equipo no significa necesariamente una mejor tienda de bebidas.

Antes de abrir, puede ser útil dividir el equipo en dos categorías:

“Equipo que es necesario para las operaciones actuales”

y

“Equipo que se puede agregar cuando surjan necesidades futuras.”

Por ejemplo:

Si las bebidas de té son los productos principales, primero puedes determinar si el equipo de preparación de té cumple con tu capacidad de producción y requisitos operativos.

Si la tienda necesita gestionar una gran cantidad de ingredientes líquidos, entonces puedes evaluar el equipo de refrigeración y gestión de ingredientes adecuado.

Esto permite que los fondos limitados de inicio se inviertan en las áreas que son realmente importantes.

También reduce el riesgo de crear una presión innecesaria tanto en el espacio como en el presupuesto al comprar demasiado equipo al principio.

6. Después de Confirmar el Equipo, Revisa el Flujo de Trabajo Nuevamente

El equipo no debe simplemente colocarse donde haya espacio disponible.

Una vez que la tienda comience a operar, los empleados repetirán las mismas acciones continuamente a lo largo del día.

Si el área de preparación del té está demasiado lejos del área de preparación de bebidas, el té tendrá que ser transportado repetidamente.

Si los ingredientes están almacenados en un lugar inconveniente, los empleados tendrán que hacer viajes innecesarios mientras preparan las bebidas.

Si las áreas de sellado y recogida están mal organizadas, la eficiencia en horas pico también puede verse afectada.

Por lo tanto, después de confirmar el equipo, vale la pena imaginar nuevamente el flujo de trabajo diario real:

“¿Cómo trabajarán los empleados a lo largo del día?”

Esta pregunta a menudo es más importante que simplemente preguntar:

“¿Puede el equipo caber aquí?”

7. Confirme los Requisitos Eléctricos, de Agua y Drenaje Junto con el Equipo

La planificación eléctrica y de servicios es otra área que se puede pasar por alto fácilmente antes de abrir una tienda de bebidas.

Diferentes máquinas pueden tener diferentes requisitos eléctricos.

Algunos equipos también pueden requerir condiciones específicas de suministro de agua, drenaje u otras condiciones de instalación.

Por lo tanto, no se recomienda esperar hasta que se haya comprado todo el equipo antes de abordar estos problemas.

Un mejor enfoque es confirmar las condiciones relevantes durante la etapa de planificación del equipo.

Esto permite que la renovación de la tienda y los requisitos del equipo se coordinen entre sí.

También puede ayudar a prevenir trabajos de construcción adicionales inesperados antes de la apertura.

8. Revise el Presupuesto de Inicio Nuevamente

En esta etapa, puedes reorganizar tus costos estimados de inicio.

No calcules solo los costos de equipo.

En su lugar, considera todos los siguientes juntos:
● Gastos relacionados con la tienda
● Renovación y construcción
● Equipamiento
● Ingredientes iniciales
● Materiales de embalaje
● Capital de trabajo para operaciones después de la apertura

Si el presupuesto excede el plan original, puedes revisar:
● ¿Qué artículos son absolutamente necesarios en este momento?
● ¿Qué equipo se puede agregar más tarde?
● ¿Qué artículos de renovación se pueden ajustar?

Esto es generalmente mejor que esperar hasta la etapa final y simplemente eliminar equipo importante del plan.

9. Después de Confirmar el Equipo, También Confirme Cómo Se Usará y Mantendrá

Comprar e instalar el equipo no significa que el proceso de planificación haya terminado.

Antes de abrir oficialmente, los empleados que realmente operarán el equipo deben entender los procedimientos básicos de operación.

Esto es especialmente importante para el equipo que se utiliza todos los días, incluyendo la preparación de té, refrigeración, gestión de ingredientes y equipo de preparación de bebidas.

Los empleados deben entender los procedimientos correctos de operación y limpieza.

Esto ayuda a reducir el riesgo de que la falta de familiaridad con el equipo afecte la eficiencia del trabajo después de que la tienda abra oficialmente.

Si planeas expandirte a ubicaciones adicionales en el futuro, esta también es una buena etapa para comenzar a organizar procedimientos operativos más estandarizados, facilitando la capacitación futura.

10. Realiza una Prueba Completa Antes de Abrir Oficialmente

Después de que todo el equipo haya sido instalado, no se recomienda esperar hasta el primer día oficial de trabajo para usar todo por primera vez.

Antes de abrir, permite que los empleados reales pasen por un flujo de trabajo diario completo.

Confirma si las conexiones entre diferentes piezas de equipo, la secuencia de operación y el flujo de trabajo de los empleados son fluidos.

Durante la prueba, observa:
● ¿Es conveniente la operación?
● ¿Alguna pieza de equipo interfiere con otra?
● ¿Los empleados entienden qué hacer en cada paso?
● Si llegan múltiples pedidos durante las horas pico, ¿puede el flujo de trabajo seguir operando sin problemas?

Si se descubren problemas durante las pruebas, generalmente aún hay tiempo para ajustar las ubicaciones del equipo o los procedimientos operativos.

Esto es mucho más fácil que descubrir los problemas después de que la tienda ha abierto oficialmente.

11. Si planeas expandirte, comienza a establecer estándares desde la primera tienda.

Si solo estás operando una tienda, el objetivo principal puede ser simplemente hacer que las operaciones diarias funcionen sin problemas.

Sin embargo, si planeas abrir ubicaciones adicionales en el futuro, vale la pena pensar un paso adelante.

Por ejemplo:
● ¿Se puede replicar el proceso de preparación del té?
● ¿Puede la configuración del equipo mantener un estándar similar?
● ¿Es fácil implementar la capacitación de los empleados?
● ¿Se puede extender el sistema de gestión de ingredientes a otras ubicaciones?

Estas cosas no necesitan ser completamente estandarizadas en la primera tienda.

Sin embargo, puedes comenzar a recopilar experiencia desde la primera ubicación.

Al planificar la segunda o tercera tienda, no necesitarás comenzar todo el proceso desde cero.

12. Antes de abrir, revisa todo el plan una vez más.

Una vez que la tienda, el menú, el equipo y el presupuesto hayan sido confirmados en general, echa un vistazo a toda la tienda desde una perspectiva operativa.

No solo verifiques si cada pieza de equipo está funcionando correctamente.

En su lugar, considera si el flujo de trabajo general tiene sentido.

Por ejemplo:
● ¿Puede el proceso de preparación del té satisfacer la demanda?
● ¿Son fáciles de gestionar el té y los ingredientes?
● ¿Son fáciles de acceder los ingredientes durante la preparación de bebidas?
● ¿Son suaves los procesos de sellado y recogida?
● ¿Es fácil de limpiar el equipo?
● ¿Puede la tienda manejar la demanda en horas pico?
● ¿Pueden los empleados operar el equipo fácilmente?

Si la mayoría de estas preguntas tienen respuestas razonables, significa que la planificación previa está comenzando a tomar forma.

Conclusión | Planificar antes de abrir significa resolver problemas antes de que ocurran.

Abrir una tienda de bebidas no es simplemente una cuestión de alquilar un local y comprar todo el equipo.

La planificación real de la tienda significa confirmar el tipo de tienda, menú, volumen esperado de tazas, espacio, equipo, presupuesto, personal y métodos de operación uno por uno, y luego asegurarse de que estos elementos funcionen juntos.

Algunas planificaciones pueden llevar tiempo al principio.

Sin embargo, estos preparativos se tratan esencialmente de identificar problemas potenciales antes de que la tienda abra oficialmente.

La compra de equipo es especialmente importante.

No es necesario hacer que la configuración del equipo sea lo más completa posible desde el primer día.

En su lugar, elija el equipo según las necesidades operativas actuales y asegúrese de que el equipo pueda integrarse adecuadamente en el flujo de trabajo.

A medida que la tienda se desarrolle y el modelo operativo se vuelva más claro, el equipo puede ajustarse o ampliarse según los resultados operativos reales.

Pasar más tiempo planificando antes de abrir a menudo puede facilitar el control de costos y ayudar a establecer un flujo de trabajo más estable que hacer cambios continuamente después de que la tienda ya ha abierto.

Si planea expandirse a ubicaciones adicionales en el futuro, la configuración del equipo, los métodos operativos y el flujo de trabajo desarrollados en la primera tienda también pueden convertirse en una referencia importante para futuras ubicaciones.

Una buena planificación de la tienda no se trata de hacer lo máximo desde el principio.

Se trata de asegurarse de que las cosas más importantes se hayan considerado adecuadamente antes de abrir.

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