Bagaimana Merencanakan Sebelum Membuka Toko Minuman?

Dari ide awal hingga operasi resmi, atur semua yang perlu dikonfirmasi langkah demi langkah.

Mempersiapkan untuk membuka toko minuman tidak hanya tentang mengetahui peralatan apa yang tersedia.

Tantangan sebenarnya adalah bahwa setelah persiapan dimulai, Anda akan menemukan bahwa banyak keputusan saling terkait.

Jika lokasi toko belum dikonfirmasi, sulit untuk menentukan dimensi peralatan yang sesuai.

Jika menu belum final, sulit untuk memperkirakan kebutuhan bahan dan peralatan.

Jika peralatan belum dikonfirmasi, itu juga dapat mempengaruhi tata letak meja, sistem listrik, pasokan air, dan konfigurasi saluran pembuangan.

Oleh karena itu, salah satu hal terpenting yang harus dilakukan sebelum membuka toko adalah tidak menangani semuanya sekaligus, tetapi mengonfirmasi setiap item langkah demi langkah sesuai dengan kebutuhan nyata bisnis.

1. Pertama, Tentukan Jenis Toko Minuman yang Ingin Anda Buka

Langkah pertama dalam merencanakan toko minuman baru bukanlah memilih peralatan.

Ini adalah keputusan tentang jenis toko yang ingin Anda operasikan.

Sebagai contoh:
● Apakah itu akan menjadi toko minuman kecil yang fokus pada bawa pulang, atau toko dengan tempat duduk untuk makan di tempat?
● Apakah pelanggan utama Anda adalah penduduk lokal, pelajar, pekerja kantoran, atau wisatawan?
● Berapa lama Anda berencana untuk beroperasi setiap hari?
● Kapan jam sibuk yang diharapkan?

Semua faktor ini akan mempengaruhi menu Anda, perencanaan ruang, peralatan, dan pengaturan staf.

Jika Anda belum mendefinisikan jenis toko Anda dengan jelas dari awal, banyak keputusan berikutnya mungkin perlu diubah berulang kali.

2. Tentukan Arah Menu Anda Terlebih Dahulu

Setelah jenis toko ditentukan, Anda dapat mulai mengatur menu minuman Anda.

Anda tidak perlu menyelesaikan setiap detail segera, tetapi Anda setidaknya harus memiliki ide yang jelas tentang jenis minuman utama yang akan dijual di toko Anda.

Sebagai contoh:
● Teh murni, teh susu, teh buah, minuman jus, atau minuman campuran lainnya.
● Minuman yang berbeda memerlukan bahan yang berbeda dan mungkin melibatkan proses persiapan yang berbeda.
● Jika minuman teh adalah produk utama, perhatian khusus harus diberikan pada penyeduhan teh dan manajemen penyimpanan teh.
● Jika minuman buah mewakili sebagian besar menu, persiapan buah dan kebutuhan ekstraksi jus juga perlu dipertimbangkan.

Oleh karena itu, menu tidak hanya menentukan “apa yang Anda jual.”

Ini juga secara langsung mempengaruhi kebutuhan peralatan dan perencanaan ruang kerja Anda.

3. Perkirakan Berapa Banyak Minuman yang Mungkin Anda Butuhkan untuk Diproduksi Setiap Hari

Setelah arah menu umum ditetapkan, Anda dapat mulai memperkirakan jumlah cangkir yang diharapkan.

Anda tidak perlu angka yang sangat tepat di awal, tetapi Anda harus menetapkan perkiraan yang wajar.

Sebagai contoh:
● Apakah hari kerja dan akhir pekan akan berbeda?
● Berapa banyak pesanan yang mungkin terjadi selama jam sibuk?
● Sekitar berapa banyak cangkir yang perlu diproduksi setiap hari?

Angka-angka ini akan mempengaruhi volume produksi teh, kebutuhan bahan yang didinginkan, kapasitas peralatan, dan staf.

Saat memilih peralatan, sangat penting untuk tidak hanya melihat jumlah rata-rata cangkir per hari.

Anda juga harus mempertimbangkan apakah volume pesanan mungkin tiba-tiba meningkat selama periode puncak.

4. Konfirmasi Kondisi Toko Sebelum Merencanakan Peralatan

Setelah Anda memiliki pemahaman dasar tentang jenis toko, menu, dan volume cangkir yang diharapkan, Anda dapat mulai melihat kondisi toko yang sebenarnya.

Pada tahap ini, Anda perlu mempertimbangkan lebih dari sekadar luas lantai.

Anda juga harus mengonfirmasi:
● Di mana peralatan dapat dipasang?
● Apakah kapasitas listrik cukup?
● Apakah pasokan air dan saluran pembuangan nyaman?
● Apakah ada cukup ruang bagi karyawan untuk mengoperasikan peralatan?
● Dapatkah peralatan pendingin, peralatan penyeduh teh, dan area persiapan minuman bekerja sama dengan lancar?

Jika kondisi ini tidak dikonfirmasi sebelumnya, Anda mungkin menemukan setelah membeli peralatan bahwa itu tidak pas dengan baik atau bahwa konstruksi tambahan diperlukan.

Ini dapat mengakibatkan biaya tambahan yang tidak perlu.

5. Jangan Terburu-buru Membeli Semua Peralatan Sekaligus

Lebih banyak peralatan tidak selalu berarti kedai minuman yang lebih baik.

Sebelum membuka, akan berguna untuk membagi peralatan menjadi dua kategori:

“Peralatan yang diperlukan untuk operasi saat ini”

dan

“Peralatan yang dapat ditambahkan ketika kebutuhan di masa depan muncul.”

Sebagai contoh:

Jika minuman teh adalah produk utama, Anda dapat terlebih dahulu menentukan apakah peralatan penyeduh teh memenuhi kapasitas produksi dan persyaratan operasional Anda.

Jika kedai perlu mengelola sejumlah besar bahan cair, Anda kemudian dapat mengevaluasi peralatan pendingin dan manajemen bahan yang sesuai.

Ini memungkinkan dana awal yang terbatas diinvestasikan di area yang benar-benar penting.

Ini juga mengurangi risiko menciptakan tekanan yang tidak perlu pada ruang dan anggaran dengan membeli terlalu banyak peralatan di awal.

6. Setelah Mengonfirmasi Peralatan, Tinjau Alur Kerja Sekali Lagi

Peralatan tidak boleh ditempatkan sembarangan di mana pun ada ruang yang tersedia.

Setelah toko mulai beroperasi, karyawan akan mengulangi tindakan yang sama secara terus-menerus sepanjang hari.

Jika area penyeduhan teh terlalu jauh dari area persiapan minuman, teh perlu diangkut berulang kali.

Jika bahan disimpan di lokasi yang tidak nyaman, karyawan akan perlu melakukan perjalanan yang tidak perlu saat menyiapkan minuman.

Jika area penyegelan dan pengambilan diatur dengan buruk, efisiensi pada jam sibuk juga dapat terpengaruh.

Oleh karena itu, setelah mengonfirmasi peralatan, ada baiknya membayangkan kembali alur kerja harian yang sebenarnya:

“Bagaimana karyawan akan bekerja sepanjang hari?”

Pertanyaan ini seringkali lebih penting daripada sekadar bertanya:

“Apakah peralatan bisa muat di sini?”

7. Konfirmasi Persyaratan Listrik, Air, dan Drainase Bersama dengan Peralatan

Perencanaan listrik dan utilitas adalah area lain yang dapat dengan mudah terlewatkan sebelum membuka toko minuman.

Mesin yang berbeda mungkin memiliki persyaratan listrik yang berbeda.

Beberapa peralatan juga mungkin memerlukan pasokan air, drainase, atau kondisi instalasi tertentu.

Oleh karena itu, tidak disarankan untuk menunggu sampai semua peralatan dibeli sebelum menangani masalah ini.

Pendekatan yang lebih baik adalah mengonfirmasi kondisi yang relevan selama tahap perencanaan peralatan.

Ini memungkinkan renovasi toko dan persyaratan peralatan untuk dikoordinasikan satu sama lain.

Ini juga dapat membantu mencegah pekerjaan konstruksi tambahan yang tidak terduga sebelum pembukaan.

8. Tinjau Kembali Anggaran Awal

Pada tahap ini, Anda dapat mengatur ulang perkiraan biaya startup Anda.

Jangan hanya menghitung biaya peralatan.

Sebaliknya, pertimbangkan semua hal berikut bersama-sama:
● Biaya terkait toko
● Renovasi dan konstruksi
● Peralatan
● Bahan awal
● Bahan kemasan
● Modal kerja untuk operasi setelah pembukaan

Jika anggaran melebihi rencana awal, Anda dapat meninjau:
● Barang apa yang benar-benar diperlukan saat ini?
● Peralatan apa yang bisa ditambahkan nanti?
● Barang renovasi apa yang bisa disesuaikan?

Ini umumnya lebih baik daripada menunggu hingga tahap akhir dan hanya menghapus peralatan penting dari rencana.

9. Setelah Mengonfirmasi Peralatan, Juga Konfirmasi Bagaimana Itu Akan Digunakan dan Dirawat

Membeli dan memasang peralatan tidak berarti proses perencanaan selesai.

Sebelum resmi dibuka, karyawan yang akan benar-benar mengoperasikan peralatan harus memahami prosedur operasi dasar.

Ini sangat penting untuk peralatan yang digunakan setiap hari, termasuk penyeduhan teh, pendinginan, manajemen bahan, dan peralatan persiapan minuman.

Karyawan harus memahami prosedur operasi dan pembersihan yang benar.

Ini membantu mengurangi risiko ketidakbiasaan dengan peralatan yang mempengaruhi efisiensi kerja setelah toko resmi dibuka.

Jika Anda berencana untuk memperluas ke lokasi tambahan di masa depan, ini juga merupakan tahap yang baik untuk mulai mengatur prosedur operasi yang lebih standar, sehingga pelatihan di masa depan menjadi lebih mudah.

10. Lakukan Uji Coba Lengkap Sebelum Resmi Dibuka

Setelah semua peralatan terpasang, tidak disarankan untuk menunggu hingga hari bisnis resmi pertama untuk menggunakan semuanya untuk pertama kali.

Sebelum dibuka, izinkan karyawan yang sebenarnya untuk menjalani alur kerja harian secara lengkap.

Konfirmasi apakah koneksi antara berbagai peralatan, urutan operasi, dan alur kerja karyawan berjalan lancar.

Selama uji coba, amati:
● Apakah operasinya nyaman?
● Apakah ada peralatan yang saling mengganggu?
● Apakah karyawan memahami apa yang harus dilakukan di setiap langkah?
● Jika beberapa pesanan datang selama jam sibuk, apakah alur kerja masih dapat berjalan lancar?

Jika masalah ditemukan selama pengujian, biasanya masih ada waktu untuk menyesuaikan lokasi peralatan atau prosedur operasional.

Ini jauh lebih mudah daripada menemukan masalah setelah toko resmi dibuka.

11. Jika Anda Berencana untuk Memperluas, Mulailah Membangun Standar dari Toko Pertama

Jika Anda hanya mengoperasikan satu toko, tujuan utamanya mungkin hanya untuk membuat operasi harian berjalan lancar.

Namun, jika Anda berencana untuk membuka lokasi tambahan di masa depan, ada baiknya memikirkan satu langkah ke depan.

Sebagai contoh:
● Dapatkah proses penyeduhan teh direplikasi?
● Dapatkah konfigurasi peralatan mempertahankan standar yang serupa?
● Apakah pelatihan karyawan mudah diterapkan?
● Dapatkah sistem manajemen bahan baku diperluas ke lokasi lain?

Hal-hal ini tidak perlu sepenuhnya distandarisasi di toko pertama.

Namun, Anda dapat mulai mengumpulkan pengalaman dari lokasi pertama.

Saat merencanakan toko kedua atau ketiga, Anda tidak perlu memulai seluruh proses dari awal.

12. Sebelum Membuka, Tinjau Seluruh Rencana Sekali Lagi

Setelah toko, menu, peralatan, dan anggaran secara umum telah dikonfirmasi, lihat kembali seluruh toko dari perspektif operasional.

Jangan hanya memeriksa apakah setiap peralatan berfungsi dengan baik.

Sebaliknya, pertimbangkan apakah alur kerja secara keseluruhan masuk akal.

Sebagai contoh:
● Apakah proses penyeduhan teh dapat memenuhi permintaan?
● Apakah teh dan bahan mudah dikelola?
● Apakah bahan mudah diakses selama persiapan minuman?
● Apakah proses penyegelan dan pengambilan berjalan lancar?
● Apakah peralatan mudah dibersihkan?
● Apakah toko dapat menangani permintaan saat jam sibuk?
● Apakah karyawan dapat mengoperasikan peralatan dengan mudah?

Jika sebagian besar pertanyaan ini memiliki jawaban yang masuk akal, itu berarti perencanaan sebelumnya mulai terbentuk.

Kesimpulan | Perencanaan Sebelum Membuka Berarti Menyelesaikan Masalah Sebelum Terjadi

Membuka toko minuman bukan sekadar masalah menyewa lokasi dan membeli semua peralatan.

Perencanaan toko yang nyata berarti mengonfirmasi jenis toko, menu, volume cangkir yang diharapkan, ruang, peralatan, anggaran, staf, dan metode operasional satu per satu, dan kemudian memastikan elemen-elemen ini bekerja sama.

Beberapa perencanaan mungkin memerlukan waktu di awal.

Namun, persiapan ini pada dasarnya adalah tentang mengidentifikasi masalah potensial sebelum toko resmi dibuka.

Pembelian peralatan sangat penting.

Tidak perlu membuat pengaturan peralatan sekompleks mungkin sejak hari pertama.

Sebaliknya, pilih peralatan berdasarkan kebutuhan operasional saat ini dan pastikan peralatan dapat terintegrasi dengan baik ke dalam alur kerja.

Seiring perkembangan toko dan model operasional menjadi lebih jelas, peralatan dapat disesuaikan atau diperluas sesuai dengan hasil operasional yang sebenarnya.

Menghabiskan lebih banyak waktu untuk merencanakan sebelum pembukaan seringkali dapat membuat biaya lebih mudah dikendalikan dan membantu membangun alur kerja yang lebih stabil daripada terus-menerus melakukan perubahan setelah toko sudah dibuka.

Jika Anda berencana untuk memperluas ke lokasi tambahan di masa depan, konfigurasi peralatan, metode operasional, dan alur kerja yang dikembangkan di toko pertama juga dapat menjadi referensi penting untuk lokasi-lokasi mendatang.

Perencanaan toko yang baik bukan tentang melakukan yang paling banyak sejak awal.

Ini tentang memastikan bahwa hal-hal yang paling penting telah dipertimbangkan dengan baik sebelum pembukaan.

Dasin Mesin | Solusi Pengaturan Toko Minuman Lengkap

Mulai dari peralatan produksi minuman, kami membantu merencanakan konfigurasi peralatan yang sesuai dengan jenis toko dan kebutuhan operasional Anda.